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A1 Bescheinigung beantragen für Kurier-, Express- und Postdienste
Hinweis: Die nachfolgenden Inhalte keine Rechtsberatung dar. Der BdKEP übernimmt keine Haftung für Vollständigkeit, den korrekten Inhalt und Folgeschäden. Die Gegebenheiten bei den Unternehmen müssen jeweils individuell beurteilt und dann die A1 Beantragung aufgesetzt werden.
Die Unterlage wurde gemeinsam vom BdKEP und Courier.net - Laderaum- und Frachtenbörse für Kurierdienste - erarbeitet.
Was ist die A1 Bescheinigung?
Wer braucht für welches Land eine A1 Bescheinigung?
Wie oft muß die Bescheinigung beantragt werden?
Wie wird die A1 Bescheinigung beantragt?
Welche Unterlagen beim Aufenthalt im Ausland müssen mitgeführt werden?
Wo und wie wird kontrolliert, ob man eine A1 Bescheinigung dabei hat?
Was passiert, wenn man keine A1 Bescheinigung dabei hat?
Was sollte man als Unternehmer beachten?
Was ist der Hintergrund?
Weitere Informationen für die Umsetzung des A1-Verfahrens bei grenzüberschreitenden Beschäftigungen wurde von der
zusammengestellt.
Was ist die A1 Bescheinigung?
EU-Länder haben jeweils ein eigenes Sozialversicherungssystem. Bei Tätigkeiten außerhalb des Heimatlandes, müssten die Sozialversicherungsbeiträge auch im Ausland abgeführt werden. Um das zu vermeiden, gibt es die A1 Bescheinigung. Mit der Bescheinigung bestätigt der Sozialversicherungsträger, dass ein Arbeitnehmer oder Selbständiger für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatlandes angehört. Die Bescheinigung erspart Versicherten bzw. Unternehmen so die doppelte Abführung von Beiträgen sowohl an die jeweiligen lokalen Sozialversicherungssysteme als auch an das heimische System.
Die A1 Bescheinigung ist auch als Entsendebescheinigung bekannt. Die formell korrekte Bezeichnung lautet „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1 )“ Die A1 Bescheinigung ist gar nicht so neu: bereits seit Mai 2010 muss sie auf Dienstreisen bzw. bei Arbeitsaufenthalten im Ausland mitgeführt werden.
Wer braucht für welches Land eine A1 Bescheinigung?
Die A1 Bescheinigung benötigen Angestellte und Selbständige bei allen auch kurzfristigen und kurzzeitigen Arbeitseinsätzen im Ausland. Diese Arbeitseinsätze werden auch Entsendung genannt.
Das bedeutet, wer als Fahrer eines Transporters, LKW‘s oder Busses auf ausländischen Straßen unterwegs ist, wer einen Kunden im Ausland besucht oder in der Dienstzeit mit dem Geschäftswagen über die Grenze fährt, um dort zu tanken, wer beispielsweise als Aussteller oder Gast im europäischen Ausland eine Messe besucht, wer dort ein Meeting oder eine Fortbildung hat, braucht eine A1 Bescheinigung und muss diese mit sich führen.
Auch bei Durchreisen durch Transitländer muß eine A1 Bescheinigung mitgeführt werden,. Dort üben Fahrer ebenfalls ihre eigentliche berufliche Tätigkeit, den Transport von Gütern aus. Ein LKW oder Kurierfahrer, der beispielsweise von Deutschland über Österreich nach Italien fährt, um dort Ware auszuliefern, übt hingegen seine Tätigkeit, den Transport von Gütern, auch während der Durchfahrt durch Österreich aus. Er benötigt die A1 Bescheinigung deshalb nicht nur für Italien, sondern auch für Österreich.
Das gilt in sämtlichen EU-Ländern, sowie Liechtenstein, Norwegen, Island und der Schweiz.
Wie oft muß die A1 Bescheinigung beantragt werden?
Sofern die Auslandeinsätze in den betreffenden Ländern regelmäßig, das bedeutet mindestens 1 Tag pro Monat oder mindestens an 5 Tagen pro Quartal stattfinden, kann eine Dauerbescheinigung beantragt werden. In diesem Fall können Einsätze für mehrere Länder auch über einen Antrag beantragt werden. Die Bescheinigung kann rückwirkend und für max.5 Jahre beantragt werden.
Bei kurzfristigen bzw. nur einzelnen Auslandeinsätzen muss sie für jedes Land separat beantragt werden.
Wie wird die A1 Bescheinigung beantragt?
Für Arbeitnehmer stehen den Arbeitgebern zwei Wege zur Verfügung:
- Antragstellung mittels systemgeprüfter Abrechnungsprogramme
Wenn Arbeitgeber ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm einsetzen und der Softwarehersteller die elektronischen Übermittlungsmöglichkeit bereits implementiert hat, kann der Antrag auf Ausstellung einer A1 Bescheinigung für entsandte Arbeitnehmer dort direkt online gestellt werden. - Antragstellung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe
Nutzen Arbeitgeber kein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm, steht Ihnen für die Beantragung der Ausstellung einer A1 Bescheinigung eine maschinelle Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) unter http://www.itsg.de/oeffentliche-services/sv-net/ zur Verfügung.
Es besteht keine Möglichkeit einer papiergebundene Antragstellung.
Für Selbstständige ist ein elektronisches Antragsverfahren noch nicht vorgesehen. Die Antragstellung erfolgt über einen Fragebogen. Dieser ist hier zu finden:
Welche Unterlagen beim Aufenthalt im Ausland müssen mitgeführt werden?
Angestellte müssen folgende Unterlagen in PAPIERFORM mitführen:
- Kopie des Antrages (solange die Bescheinigung noch nicht erteilt worden ist.)
- Eingangsbestätigung der Antragstelle
- A1 Bescheinigung ( wenn sie erteilt ist entfällt die Mitführung von 1. und 2.)
- Arbeitsvertrag
- Lohnabrechnung
Selbständige müssen folgende Unterlagen in PAPIERFORM mitführen:
- Kopie des Antrages (solange die Bescheinigung noch nicht erteilt worden ist.)
- Eingangsbestätigung der Antragstelle
- A1 Bescheinigung (wenn sie erteilt ist entfällt die Mitführung von 1. und 2.)
- Nachweis der Selbständigkeit
Wichtig ist die Mitführung der Kopie des Antrages in dem Zeitraum, in dem die A1 Bescheinigung noch nicht erteilt worden ist.
Wo und wie wird kontrolliert, ob man eine A1 Bescheinigung dabei hat?
Mitarbeiter werden möglicherweise am Eingang von Messegeländen nach ihrer A1 Bescheinigung gefragt oder auf Baustellen kontrolliert. Außerdem werden LKW-Fahrer angehalten. Auch Hotels werden in die Kontrollen eingebunden, Auch soll es schon vorgekommen sein, dass Rezeptionisten Gäste nach ihrer A1 Bescheinigung gefragt haben, wenn sie angegeben haben, dass ihr Aufenthalt einen dienstlichen Grund hat.
Es gibt im Moment relativ viele Kontrollen in Österreich und in Frankreich. Beide Länder verhängen dabei auch Bußgelder, wenn Mitarbeiter keine A1 Bescheinigung vorweisen können. Was das bedeuten kann, zeigt sich besonders am Beispiel Österreichs. Greift die Finanzpolizei in der Alpenrepublik einen ausländischen Erwerbstätigen ohne A1 Bescheinigung auf, darf sie direkt Sozialversicherungsbeiträge nach dem Landesrecht erheben und horrende Bußgelder fordern. Aber auch aus Rumänien, Belgien und der Schweiz sind Kotrollaktivitäten bekannt.
Dieses Vorgehen ist zwar überhaupt nicht im Sinne der europäischen Reisefreiheit, aber die Bemühungen, die A1 Pflicht zu reformieren, sind bislang leider gescheitert.
Was passiert, wenn man keine A1 Bescheinigung dabei hat?
Das wird in den EU-Ländern unterschiedlich gehandhabt. Am strengsten sind laut einer KPMG-Umfrage Frankreich, Österreich, die Schweiz und Rumänien.
- Österreich verhängt bei fehlenden A1 Bescheinigungen Bußgelder zwischen 1.000 und 10.000 Euro – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter.
- Frankreich verlangt pro fehlender A1 Bescheinigung ein Bußgeld von 3.269 Euro vom Mitarbeiter.
- Andere Länder verhängen zwar keine Bußgelder, wenn die A1 Bescheinigung fehlt, erheben aber für jeden Tag, an dem eine Tätigkeit ausgeübt wird, Sozialversicherungsbeiträge.
- Die Länder kontrollieren und sanktionieren Verstöße immer stärker. Aktuell erreichen uns Informationen aus Belgien und Schweiz über stärkere Kontrollen.
Außerdem kann Mitarbeitern der Zutritt zu einem Messegelände oder einer Baustelle verweigert werden. Dadurch können sich folglich die Projekte oder Transporte erheblich verzögern.
Was sollte man als Unternehmer beachten?
Bei Arbeitnehmern haben es die Unternehmen noch vergleichsweise gut: Sie müssen die Anträge seit Anfang des Jahres elektronisch stellen und erhalten ihre Bescheinigungen spätestens nach drei Tagen zugesandt. Falls der Arbeitseinsatz kurzfristig startet, muß der Angestellte die Kopie des Antrages in Papierform mit sich führen. Wichtig ist zudem, dass für jede einzelne Reise und jedes einzelne Reiseziel eine eigene Bescheinigung vorgeschrieben ist.
Seit dem 01.01.2019 müssen Arbeitgeber für die betroffenen Arbeitnehmer die Bescheinigung in elektronischer Form bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger beantragen. Dies erfolgt über ein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe. Selbständige beantragen die Bescheinigung per Fax, Post oder E-Mail, da die Beantragung über die Entgeltabrechnung für sie nicht in Frage kommt. Selbständige beantragen die Bescheinigung per Fax, Post oder E-Mail, da die Beantragung über die Entgeltabrechnung für sie nicht in Frage kommt.
Wen Angestellte oder Selbständige mindestens einen Tag pro Monat oder fünf Tage pro Quartal in zwei oder mehr EU-Mitgliedstaaten tätig ist, kann bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) eine Dauer-A1 Bescheinigung beantragen. In allen anderen Fällen gilt das Prinzip: ein Land, ein Antrag. Selbst wer auf dem Weg nach Belgien nur wenige Kilometer durch Holland fährt, sollte daher für beide Länder eine A1 Bescheinigung einholen.
Anders stellt sich die Lage für Selbständige dar: Wer die Bescheinigung ausstellt, hängt davon ab, wie die betroffene Person krankenversichert ist.
Bei der Krankenkasse: Sie ist für alle Personen zuständig, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind. Gleiches gilt für Personen, die in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind und über eine private Zusatzversicherung verfügen.
Bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): Personen mit einer berufsständischen Versorgung stellen hier ihren Antrag. Dies gilt auch, wenn Sie ausschließlich über eine private Krankenversicherung verfügen.
Beim zuständigen Rentenversicherungsträger: Wer nicht gesetzlich krankenversichert und auch nicht berufsständisch versorgt ist, beantragt die A1 Bescheinigung bei seinem Rentenversicherungsträger. Dies gilt also für die Personen, die ausschließlich über eine private Krankenversicherung verfügen.
Beim GKV-Spitzenverband: Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind (so genannte „Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“*) wird der Antrag beim zuständigen Träger des Wohnstaats gestellt. In Deutschland ist das der GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland, DVKA). Auf das Krankenversicherungsverhältnis kommt es bei Mehrfacherwerbstätigen nicht an.
In der Praxis wird man früher oder später feststellen, dass man nicht immer die Zeit hat, um auf die Bestätigung zu warten.
Auf jeden Fall sollte man den Antrag für die A1 Bescheinigung mitführen, egal ob als angestellter Fahrer oder als selbstständiger Frachtführer. Im Transportwesen wird dieses wohl der häufigste Fall sein, da diese meistens sehr kurzfristig erteilt werden.
Vielleicht sind ja sogar die Rahmenbedingungen für die Beantragung einer Dauerbescheinigung gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass man dafür mehrfach pro Monat oder fünfmal im Quartal in das betreffende Land reist. Etwas, was man im Transportgewerbe eigentlich recht häufig antrifft. Wenn also abzusehen ist, dass man immer wieder dieselben Strecken bedient, ist eine Dauerbescheinigung sicher eine große Entlastung in der täglichen Arbeit.
Was ist der Hintergrund?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schreibt dazu:
„Sind Arbeitnehmer/innen oder Selbständige in der EU/EWR/Schweiz grenzüberschreitend tätig, gelten für den Bereich der sozialen Sicherheit die Vorgaben der Verordnungen zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (VO (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009).
Nach Art. 11 VO (EG) Nr. 883/2004 unterliegt eine Person, die in einem Mitgliedstaat eine Beschäftigung ausübt, grundsätzlich den Rechtsvorschriften dieses Staates. Bei Entsendungen im Sinne des Sozialversicherungsrechts (Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004) oder für den Fall, dass die betreffende Person mehrere Beschäftigungen in unterschiedlichen Mitgliedstaaten ausübt bzw. regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten eingesetzt wird (Art. 13 VO (EG) Nr. 883/2004), wird jedoch bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen ausnahmsweise von diesem Grundsatz abgewichen. Diese Ausnahmen werden durch die Koordinierungsverordnungen im Interesse der betroffenen Personen vorgesehen, um häufige Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen verschiedener Mitgliedstaaten zu vermeiden.
Zum Nachweis, dass ausnahmsweise nicht das Beschäftigungsstaatsprinzip gilt, sondern ein anderer Mitgliedstaat für den Bereich der sozialen Sicherheit zuständig ist, dient die sog. Bescheinigung A 1. Sie ist grundsätzlich („wann immer möglich“) bei jeder Erwerbstätigkeit im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz vor Beginn der Tätigkeit zu beantragen und kann bei Kontrollen von den zuständigen Behörden verlangt werden.“
Photo by Jason Leung on Unsplash
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