Corona - Handreichung des BdKEP

Stand: 10. März 2020

Inhalt:

1 Einleitung, Ansprechpartner, weiterführende Informationen

2 Kommunikation und Ängste

2.1 Kommunikation

2.2 Ängsten und Falschinformationen begegnen

3 Prozessablauf – Risikobewertung

4 Arbeitsrecht

5 Zusammenstellung wichtiger Informationsquellen

Informationen in dieser Handreichung dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt.

 

1 Einleitung, Ansprechpartner, weiterführende Informationen

Am 6.3 fand eine BdKEP Webkonferenz zum Thema „Corona Virus“ statt. Die besprochenen Inhalte und zusätzliches Material sind in der "Corona - Handreichung des BdKEP" zusammengestellt. Die nächste Webkonferenz zum Thema wird voraussichtlich am 30.3.20 13:00- 14:00 Uhr stattfinden: Corona - Herausforderungen für die KEP Branche II (Update)

Vollständige Handlungsempfehlung für BdKEP Mitglieder abrufen über: support@bdkep.de

Weiterführend zu dieser Unterlage verweisen wir auf folgende Quellen und Ansprechpartner:

• Ansprechpartner zum Thema vorbeugende Kommunikation oder im Eskalationsfall:
  BdKEP Kommunikationsexperte Bruno Lukas - press’n’relations - blu@press-n-relations.de
• Für anwaltliche Unterstützung bitte an den Verband wenden: Support@bdkep.de. Wir vermitteln die Anfrage dann an den BdKEP Experten RA Axel Günther
• 15 FAQ zum Arbeitsrecht – (Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)
• Arbeitsrechtliche Aspekte zur Ausbreitung des Virus - (Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)
• zivilrechtliche und datenschutzrechtliche Aspekte -(Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)
• Wichtige Fragen und Antworten - Symptome, Übertragung, Schutz - (Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)

Die Entwicklungen rund um die Ausbreitung von Corona betreffen mehrere Themenbereiche.

1. Tatsächliche Ausbreitung des Virus und Einschränkungen durch Quarantäne und/ oder Ausfall von Mitarbeiter/innen
2. Ängste der Beteiligten im und außerhalb des Unternehmens
3. Interne und externe Kommunikation des Unternehmens
4. Vom Unternehmen nicht beeinflussbare Kommunikation in den öffentlichen Medien
5. Gesetzliche Regelungen wie zu Arbeitsrecht, Haftungsfragen etc.

Neben dem harten Faktoren wie tatsächlichen Ausbreitung des Virus und der Beachtung der gesetzlichen Regelungen haben besonders weichen Faktoren beispielsweise Kommunikationsstrategien eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung von Unsicherheiten und Schäden durch die Unternehmen.

 

2 Kommunikation und Ängste

2.1 Kommunikation

Der Verband empfiehlt eine schnelle, offene, ehrliche und vor allen Dingen möglichst deeskalierende Kommunikation mit den Beteiligten. Bei allen Maßnahmen sollte immer mit bewertet werden, wie sie auf die Beteiligten wirken und mit welchen Kommunikationsmaßnahmen sie begleitet sein sollten.

Beteiligte können u.a. sein:

• Mitarbeiter/innen in Büro, Hub, der Zustellung und Abholung, Servicetechniker
• Empfänger,
• Nachunternehmer & Lieferanten
• Kunden & Versender
• Servicetechniker
• Geschäftsführung
• Betriebsratsvertreter/innen
• Journalisten
• Medienvertreter, Blogger
• Politik & Verwaltung

Bisher stärker betroffene Unternehmen haben gute Erfahrungen damit gemacht, sich eng an die Empfehlungen und Anweisungen der Behörden und Institutionen zu halten. Der Verband empfiehlt, sich bereits jetzt zu informieren, welche Ansprechpartner zu welchen Themen in der Region zuständig sind. Das bundesweit gültige Infektionsschutzgesetz überträgt den Landesregierungen die Aufgabe, festzulegen, wer Entscheidungen über konkrete Maßnahmen trifft. Die zuständige Behörden können über dieses Tool des Robert Koch Institutes herausgefunden werden: https://tools.rki.de/PLZTool/

Es sollte auch entschieden werden, inwiefern vorab auch ohne konkrete Ereignisse Kontakt zu den Verantwortlichen aufgenommen wird. Durch enge und offene Abstimmung sowie glaubwürdiges Risikomanagement und Maßnahmen kann Vertrauen aufgebaut werden. So können eventuell vorschnelle Schließungen abgewendet oder geordnet durchgeführt werden.

2.2 Ängsten und Falschinformationen begegnen

Ängste zum Thema haben neben der tatsächlichen Ausbreitung und Erkrankungen einen großen Einfluss auf den Alltag. Die Situation ist für alle Beteiligten neu und ungewohnt. Bedenken Sie, dass Situationen, die eigentlich außerhalb des betrieblichen Umfeldes entstehen, für Mitarbeiter, Kunden und andere Beteiligte sehr prägend im Betriebsalltag sein können. Offene, schnelle und ehrliche Kommunikation ist hier i.d.R. hilfreich. Fragen Sie nach, was die Beteiligten bewegt. Dann sind Sie aus erster Hand informiert und können darauf reagieren. Es empfiehlt sich, auch die sozialen Medien zu beobachten und ggfs. in die Kommunikation einzubeziehen.

Verzichten Sie jedoch auf komplette Betriebsversammlungen. Diese können für Unverständnis und neue Ängste sorgen. Nutzen Sie das Gespräch in den Abteilungen oder mit den Beteiligten direkt. Neben dem persönlichen Kontakt bietet sich das Telefon oder eine Webkonferenz an. E-Mails eignen sich für die Übermittlung reiner Informationen, können jedoch die emotionalen Bedürfnisse der Empfänger oft nicht ausreichend befriedigen.

Eine immer wieder aktualisierte Zusammenstellung der Antworten zu häufigen Fragen der Bürger ist im Tagesspiegel aus Berlin zu finden:

• Wichtige Fragen und Antworten - Symptome, Übertragung, Schutz - Link (Tagesspiegel)

 

3 Prozessablauf – Risikobewertung

Hinsichtlich der Arbeitsabläufe im Unternehmen sollte eine Risikoanalyse durchgeführt werden. Beispiele für Arbeitsabläufe/ -bereiche im Unternehmen sind: (nicht abschließend)

Der BdKEP stellt ein Tool zur Verfügung, um diese Risikobewertung strukturiert durchführen zu können. https://www.feedbackstr.com/corona-risiko

• Kundenakquise/ Betreuung
• Versandvorbereitung
• Abholung
• HUB Verarbeitung/ Sortierzentrum
• Hauptlauf
• Zustellung
• Personalverwaltung/ -betreuung
  Rechnungslegung
• IT Services
• Disposition

Prüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe auf Risiken durch Corona. Folgende Risiken können beispielsweise eintreten:

• Die Betriebsstätte wird geschlossen (vom Unternehmen, von Behörden).
• Schlüsselpersonal, Maschinenführer, Schichtführer, Servicepersonal fällt aus.
• Zusteller, Abholfahrer fallen aus.
• anderes Personal fällt aus, einzelne – mehrere -alle Mitarbeiter/innen.
• Betriebs-/ Verbrauchsmittel stehen nicht zur Verfügung, wie Label, Tinte, ...
• Es ist keine Arbeit mehr zu erledigen, da Aufträge ausbleiben.
• Kunden zahlen nicht, Liquidität ist gefährdet
• .........

Zu den einzelnen Risiken bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit: 0% tritt nicht ein – 100% Eintritt ist sicher

Dazu bewerten Sie die Auswirkungen: 0% keine Auswirkungen – 100% hohe Auswirkungen

Der BdKEP stellt ein Tool zur Verfügung, um diese Risikobewertung strukturiert durchführen zu können. https://www.feedbackstr.com/corona-risiko

Bei Risiken mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und hohen Auswirkungen beginnend sollten Gegenmaßnahmen erarbeitet werden. Das können sein:

• Laptop anschaffen und mit nach Hause nehmen lassen für Home Office
• Homeoffice und Zugang zum Firmennetz einrichten
• Informationskette - Wer wird durch wenn, wann, über was informiert?
• Dienstreiseverbot/ Einschränkung
• Webkonferenzsystem einrichten und in der Nutzung schulen
• Backup für wichtige Standorte (Druck, Sortierung, Disposition) organisieren incl. evtl. nötiger logistischer Ressourcen wegen Zusatztransporte oder IT Ressourcen (Zugang zur firmeninternen Netzwerken und Daten)
• Mitarbeiter Information, Desinfektionsmittel und -maßnahmen an Arbeitsplätzen
• Vorbeugen gegen Desinfektionsmittel“diebstahl“ aus Spendern
• Sortierzentrum maschinell - Backup manuell - ggfs. Laufzeit verlängern
• Mitarbeiter Informationen – Kommunikation zum Risiko und Vorbeugung
• Factoring/ Forderung abtreten
• ......

Aus diesen Ergebnissen können Sie Maßnahmen ableiten und sich auf die Risiken und Reduzierung der Auswirkungen vorbereiten. Der Verband unterstützt bei der Risikobewertung, bitte kontaktieren Sie uns dazu über support@bdkep.de.

Der BdKEP stellt ein Tool zur Verfügung, um diese Risikobewertung strukturiert durchführen zu können. https://www.feedbackstr.com/corona-risiko

 

4 Arbeitsrecht

Aus arbeitsrechtlicher Sicht sollten folgende Themenbereiche geprüft werden. Im ersten Schritt, hinsichtlich der Relevanz für Ihr Unternehmen und im zweiten Schritt hinsichtlich der Umsetzung. Inhaltliche Hinweise zu den Themenbereichen finden Sie in folgenden Quellen:

• 15 FAQ zum Arbeitsrecht – (Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)
• Arbeitsrechtliche Aspekte zur Ausbreitung des Virus -(Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)
• zivilrechtliche und datenschutzrechtliche Aspekte -(Link für BdKEP Mitglieder verfügbar)

Themenbereiche:

• Arbeitspflicht von Arbeitnehmer/innen
• Erfüllt Ihr Unternehmen seine Präventionspflichten ggü. Arbeitgeber/-innen
• Welche Informationsrechte hat der Arbeitsgeber ggü. seinen Mitarbeiteri/-innen
• Datenschutz & Informationsrechte bzw. -pflichten
• Informationspflichten des Arbeitgebers gegenüber Behörden
• Lohnfortzahlung in folgenden Fällen
  • Bei Freistellung durch Arbeitgeber
  • Arbeitnehmer bleibt zu Hause
    • Erkrankung Arbeitnehmer (Einzeln versus Gruppenerkrankung/ Schließung)
• Auftrags und Rohstoffmangel
• Anordnung/ Leistung von Überstunden
• Beantragung Kurzarbeitergeld
• Beteiligung Betriebsrat/ kurzfristige Betriebsvereinbarung
• Möglichkeiten zur Umsetzung bzgl. Home Office

Auswirkungen BGB § 616 - Anspruch auf die Arbeitsvergütung -, Ausschluß in Arbeitsverträgen?

Für anwaltliche Unterstützung bitte an den Verband wenden: support@bdkep.de. Wir vermitteln die Anfrage dann an den BdKEP Experten RA Axel Günther

 

5 Zusammenstellung wichtiger Informationsquellen

Inhalte für BdKEP Mitglieder verfügbar. Bitte über support@bdkep.de anfordern.

Für Fragen, Ergänzungen und Anmerkungen kontaktieren Sie uns bitte über: support@bdkep.de

Informationen des Robert Koch Institutes https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV.html

Coronavirus-Tipps zum Ausdrucken und Aushängen (DIE ZEIT) https://www.zeit.de/wissen/gesundheit/2020-03/coronavirus-infektionsschutz-hygiene-symptome-tipps-infografiken

Bundesministerium für Gesundheit - Tagesaktuelle Informationen zum Coronavirus: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html

FAQ-Seite der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung: https://www.infektionsschutz.de/coronavirus-sars-cov-2.html

 

siehe auch: Der BdKEP stellt ein Tool zur Verfügung, um die Risikobewertung strukturiert durchführen zu können. https://www.feedbackstr.com/corona-risiko

In der Zuversicht, dass wir die Situation gut meistern werden

Andreas Schumann - BdKEP Vorsitzender